Constat 1: le métier de bibliothécaire évolue

Bien que ce ne soit pas toujours très visible de l’extérieur, le monde de l’information et des bibliothèques universitaires est en profonde mutation depuis certainement une quinzaine d’années. L’arrivée massive de ressources électroniques, notamment, exige une évolution de la gestion et du traitement documentaire. Mais ce n’est pas tout: la complexité des licences d’abonnement aux revues et des modèles éditoriaux, la percée - lente mais inéluctable - du libre accès sous ses différentes formes, la multiplication exponentielle des outils et des sources d’information en ligne, l’éclatement de la notion de document [voir], le besoin urgent et crucial de médiation entre les ressources et les utilisateurs - pour ne citer que quelques-uns des enjeux qui alimentent la littérature en sciences de l’information et de la documentation - placent le bibliothécaire devant la nécessité - l’obligation même - de s’adapter en permanence.

Constat 2: une adaptation au contexte des utilisateurs est nécessaire

Une grande partie de l’activité des étudiants, des doctorants, des professeurs et des chercheurs s’est déplacée en ligne. Ces dernières années, de plus en plus d’outils professionnels inspirés des réseaux sociaux sont utilisés dans le monde académique [voir] [voir]. Parallèlement, certains médias sociaux qui pouvaient, jusqu’à récemment, passer pour principalement ludiques investissent massivement les entreprises commerciales, mais aussi l’enseignement et la recherche et sont désormais utilisés de manière professionnelle. Qu’on le veuille ou non, un glissement s’est opéré qui favorise une certaine intégration, dans le même outil parfois, des usages privés et professionnels. Par ailleurs, jamais sans doute autant d’information n’a été aussi “facilement” disponible en ligne: mais c’est pour cette même raison que le besoin d’une information juste et pertinente est de plus en plus criant et complexe à satisfaire. En matière d’attentes de la part de nos utilisateurs, nous devons donc relever un triple défi: a) leur offrir des services contextualisés (”aller là où ils sont”), b) leur indiquer le chemin le plus direct et le plus approprié à leurs usages vers les ressources demandées et c) leur faire découvrir d’autres sources d’information potentiellement pertinentes pour leur activité.

Mise en place d’un dispositif de communication et information

Sur base, notamment, de ces constats, nous avons suivi une méthode classique : parcourir attentivement la littérature sur ces questions, voir et repérer ce qui se fait “ailleurs” et comment (Belgique, Europe, Etats-Unis, Canada/Québec, Australie, etc.), distinguer les bonnes pratiques, confronter le résultat avec notre contexte et l’adapter à ce contexte.

Concrètement, le dispositif web de la BSPO repose actuellement sur les outils/médias suivants:

	Le site web:… … Intégré au portail de l’UCL, contient les informations générales (horaire, équipe, contacts, etc.), les descriptions et accès aux ressources documentaires, les descriptions des services proposés, etc.
	Le blog BSPOlink: … Propose régulièrement des billets sur l’actualité de la BSPO, les nouvelles acquisitions, les informations pratiques, mais également des réflexions sur les enjeux et débats en matière d’information scientifique - les commentaires sont évidemment les bienvenus!
	Le flux Twitter: … Permet de signaler rapidement et facilement une série d’informations: principalement des ressources disciplinaires ESPO, mais aussi des informations plus pratiques (horaires, etc.)
	La page Facebook: … Permet de communiquer rapidement et facilement avec les utilisateurs qui le souhaitent et qui utilisent déjà cette plateforme (principalement informations pratiques + liens vers les billets publiés sur BSPOlink) - les avis et commentaires sont évidemment les bienvenus!
	Le groupe LinkedIn: … Permet de mettre à la disposition des utilisateurs qui le souhaitent et qui utilisent déjà cette plateforme les actualités de la BSPO publiées sur le site web ou les blogs, permet également de lancer des discussions sur des questions particulières - les avis et commentaires sont évidemment les bienvenus!
	Le blog RessourcesESPO: … Propose régulièrement une sélection de ressources concernant les principales disciplines ESPO, le plus souvent en libre accès + les signalements sur Twitter sont regroupés une fois par semaine sur ce blog
	La page SlideShare: … Permet d’avoir une vue complète des présentations réalisées par la BSPO, notamment dans le cadre des formations, de les visualiser en ligne, de les télécharger, de les réutiliser sur d’autres sites

Objectifs et bénéfices

A travers ce dispositif et ces outils, nous souhaitons progressivement:

• fournir à nos utilisateurs une information plurielle en leur laissant le choix du canal/média

• établir avec eux une relation privilégiée

• recueillir des commentaires, des avis, des suggestions… afin d’améliorer le dispositif et les services proposés par la bibliothèque

• aider les utilisateurs dans leur démarche de recherche d’information, c’est-à-dire les guider dans la “jungle” de l’information (cf. le concept “d’infobésité“)

• leur faire découvrir (peut-être) des ressources

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Un sinistre est un événement inattendu, aucune organisation ne peut se prétendre à l’abri d’une éventuelle catastrophe: 1666, Londres: incendie; 1911, Albany (New-York): incendie; 1966, Florence, Biblioteca Nazionale Centrale: l’Arno déborde; 1988, Leningrad, Bibliothèque de Leningrad: incendie; 1992, Sarajevo: destruction de la Bibliothèque nationale et universitaire [source]; 2002, les inondations en Europe détruisent des archives et des bibliothèques en Allemagne [source], dommages importants aux archives de Prague ainsi qu’à l’Université [source].

“L’exemplarité de ces catastrophes ne doit pas faire oublier que les “petits” accidents, beaucoup plus fréquents (dégât des eaux provoqué par un écoulement après la rupture d’une canalisation, etc.), peuvent causer des dommages considérables aux collections” [source], si les réactions ne sont pas rapides et adéquates: bref si elles ne sont pas régies par un plan de sauvegarde des collections.

Urgence ne signifie pas précipitation

Mettre en place un plan d’urgence, c’est sensibiliser l’ensemble du personnel de bibliothèque aux différents risques; c’est aussi mettre en place un plan d’intervention des différents services et agents affectés à des tâches particulières lors d’une catastrophe.

Ces volontaires s’appuieront bien entendu sur des connaissances acquises lors de formations spécifiques dont  l’objectif est d’apporter des réponses pratiques sur les techniques d’intervention et de sauvegarde des documents, afin de limiter les dégâts causés par le sinistre.

Un plan d’urgence, c’est aussi comprendre l’importance de la prévention: la vérification attentive de l’environnement et la mise en place de bonnes conditions de stockage sont primordiales afin de minimiser le risque de sinistre.

Les heures consacrées à l’élaboration de ce plan nous permettront, lors d’une catastrophe éventuelle, de bénéficier d’un gain de temps appréciable, facteur décisif pour le sauvetage des collections en péril.

Un Groupe de travail spécifique

Un groupe de travail a été mis en place dans les Bibliothèques de l’UCL en septembre 2009. Intitulé “GT Plan de sauvegarde des collections” et coordonné par Frédéric Brodkom (BST), il est composé de Pascal Jamin (BISP), Jean-Baptiste Manil (BGSH), Teodor Daskayeanis/Laurette Denis (BMD), Zoé Gallo (BSPO) et Elisa Rands Barros (restauratrice, invitée permanente).

Les objectifs suivants ont été planifiés sur les trois prochaines années:

• 2010: installation en test d’une antenne dans le secteur des Sciences, équipement, procédures, bilan, actions de prévention et d’intervention, etc., sensibilisation du personnel, constitution d’équipes, recherche de locaux et d’appuis extérieurs

• 2011: installation d’une antenne dans le secteur des Sciences humaines et sociales et dans le secteur des Sciences de la santé, équipement, finalisation des procédures, formation des équipes, installation d’un bureau central dans le secteur Mercier

• 2012: réalisation d’exercices, finalisation des accords de partenariat

• 2013: évaluation, reporting, communication

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• Consortium de sauvetage du patrimoine documentaire en cas de catastrophe
• Paris inondé 1910

(Source image: Paris inondé 1910, Pixfan)

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